Software FRAM UC umožňuje od 20.4.2012 delegovat (úplně nebo částečně) fakturaci, pokladny a evidenci dokladů DPH na detašované pracoviště a data z tohoto detašovaného pracoviště přenášet s libovolnou periodicitou do hlavní účtárny.

Přenos dat se provádí pomocí tzv. balíčků (datových souborů DBF a případně ještě souborů FPT), kdy
- software FRAM UC na detašovaném pracovišti vytvoří ze svých knih balíček,
- ten pracovníci detašovaného pracoviště libovolným způsobem (nejlépe jako přílohu emailu) doručí do hlavní účtárny
- a software FRAM UC v hlavní účtárně data balíčku převezme do své evidence.

Obsah

• Struktura účetních dat hlavní a detašované účtárny
• Struktura datových balíčků (měsíčních dávek)
• Vytvoření a odeslání balíčku
• Převzetí balíčku
• Přenášení číselníku firem

Struktura účetních dat hlavní a detašované účtárny

K rozlišení původu dat (zdali pochází z hlavní nebo detašované účtárny) je třeba přidělit detašovanému pracovišti
- jeho kód (kódy) střediska (středisek)
- a jeho kódy druhů dokladů.
Detašované pracoviště si zavede tyto kódy do číselníků FRAM UC a musí používat jen tyto kódy. Hlavní účtárna si zavede do číselníků tyto kódy rovněž, ale nebude je používat, bude pouze přebírat data dodaná z detašovaného pracoviště.

Struktura datových balíčků (měsíčních dávek)

Standardně je software FRAM UC připraven vést na detašovaném pracovišti
- faktury (dodavatelské i odběratelské), dále FA
- pokladny (PO)
- a evidenci dokladů DPH (DP).

Chce-li pracovník detašované účtárny připravit balíček k předání do hlavní účtárny, musí se rozhodnout, zda to bude balíček FA nebo PO nebo DP a z jakého bude měsíce RRRRMM (rok a měsíc v tomto roce).
Než balíček vytvoří, měl by si napřed vytvořit ve svém PC pro balíček složku.

Vytvářené soubory mají jméno DETACH_RRRRMM_BB_rrrrmmddhhmm, kde
- DETACH_ je pevný řetěz znaků pro označení souboru z detašovaného pracoviště
- RRRRMM je rok a měsíc, který je v balíčku
- BB je FA nebo PO nebo DP
- rrrrmmddhhmm je rok-měsíc-den-hodina-minuta, čas vytvoření balíčku.

Balíček FA nebo PO sestává ze dvou souborů (z DBF a FPT), např. DETACH_201204_FA_201205230845.DBF a DETACH_201204_FA_201205230845.FPT obsahuje dodavatelské i odběratelské faktury za měsíc 201205 a byl vytvořen 23.5.2012 v 8:45 hod.

Balíček DP obsahuje jen soubor DBF, např. DETACH_201205_DP_201205291356.DBF obsahuje doklady DPH za měsíc květen roku 2012 a byl vytvořen 29.5.2012 v 13:56 hod.

Pracovník detašované účtárny může při vytváření balíčku stanovit jen druh balíčku BB (FA/PO/DP) a měsíc. Jinou možnost, jak filtrovat data z detašovaného účetnictví nemá. Software FRAM UC do balíčku vloží vždy všechny druhy dokladů.

Vytvoření a odeslání balíčku

Na detašovaném pracovišti volte nabídku FRAMu "Účetnictví - Měsíční zpracování - Detašované pracoviště - Přenos balíčku dat", dostanete formulář Přenos dat z detašovaného pracoviště



Vyberte si, zda chcete balíček FA nebo PO nebo DP, určete měsíc RRRRMM, tlačítkem Procházet... nastavte složku, do které chcete soubory vložit a stiskněte tlačítko Vytvořit balíček...

Soubory (pro FA nebo PO jsou dva, pro DP jen jeden) pak odešlete do hlavní účtárny v příloze emailu.

Převzetí balíčku

Před převzetím balíčku je vhodné (jako vždy před jakoukoli významnější změnou v datech) uložit bezpečnostní kopii účetních dat volbou "Servis - Uložení/obnova dat".

V hlavní účtárně si stáhněte z mailu balíčky do nějaké Vámi připravené (třeba pomocí Windows průzkumníka) složky, pak volte "Účetnictví - Měsíční zpracování - Detašované pracoviště - Přenos balíčku dat" a na formuláři Přenos dat z detašovaného pracoviště vyberte záložku Převzetí balíčku



Tlačítkem Procházet... vyberte z připravené složky soubor DETACH_RRRRMM_BB_rrrrmmddhhmm.DBF (nevadí, že v případě FA a PO patří k tomuto DBF ještě FPT, protože FRAM UC si FPT k Vámi vybranému DBF připojí sám) a pak stiskněte tlačítko Převzít balíček...

FRAM si z balíčku převezme jen ty záznamy, které dosud nemá v evidenci, proto můžete převzít balíček i opakovaně (podruhé již FRAM nepřevezme z téhož balíčku žádný záznam).

Přenášení číselníku firem

Při přenášení účetních dat (faktur, pokladen, dph) se nepřenáší popisné informace o firmách (dodavatelích, odběratelích), k přenášení firem slouží ve formuláři "Přenos dat z detašovaného pracoviště" záložka "Firmy".
Přenášení dat funguje obousměrně (hlavní účtárna může posílat nové firmy detašované a naopak).

Vytvoření balíčku firem

Účtárna, která chce předat své nové informace o nových firmách v číselníku firem, použije tlačítko "Vytvořit balíček" pod záložkou "Firmy"

tím dojde k vytvoření dvou stejnojmenných souborů DETACH_FIRMY_rrrrmmddhhmm.DBF a DETACH_FIRMY_rrrrmmddhhmm.FPT, které se uloží do složky (schránky), kterou si určete. Soubory obsahují všechny firmy.
Oba tyto soubory pak účtárna zašle do druhé účtárny třeba e-mailem.

Převzetí balíčku firem

Pod záložkou "Převzetí balíčku" použijte tlačítko "Procházet"
a vyberte (třeba e-mailem Vám došlý) soubor DETACH_FIRMY_rrrrmmddhhmm.DBF. Když pak stisknete "Převzít balíček", převezme FRAM ze souborů DETACH_FIRMY_rrrrmmddhhmm.DBF a DETACH_FIRMY_rrrrmmddhhmm.FPT do číselníku firem nové (jen nové) firmy.

---

Aktualizace: 31.5.2012.