Opravování dokladů ve skladu
Dokladem se zde rozumí příjemka, výdejka, převodka, vrácenka, storno příjmu a storno výdeje. Doklady popisují fyzický (a současně finanční a účetní) pohyb zásob ve skladu.
FRAM SKLAD slouží více uživatelům (skladníkům, operátorům) najednou k řízení skladu v reálném čase, a proto musí realizovat požadavky skladníků tak, aby předcházel kolizím.
Např. pokud budou chtít dva skladníci vydat tentýž materiál, pak FRAM přibrzdí druhého do té doby, dokud první nedokončí výdej ("kdo dřív přijde, ten dřív mele").
FRAM SKLAD tedy musí řešit více požadavků od více skladníků současně. U každého pohybu ve skladě se proto eviduje čas pohybu s vteřinovou přesností a sleduje se, jak na sebe pohyby navazují. Pro zjištění stavu skladu není pak důležité, kdo hýbal zásobami, ale časová návaznost pohybů.
Např. nejdřív musí být materál kýmkoli přijat příjemkou a teprve pak může být kýmkoli vydán.
Aby toho nebylo málo, tak do hry dále vstupuje "lidský faktor", kdy skladník (operátor) provede určité skladové pohyby s určitými vlastnostmi a následně zjistí (nebo je mu sděleno), že je musí opravit (přepsat). Je to tedy skladník (operátor), kdo má (většinou ne vlastní vinou) problém, potřebuje opravit skladové doklady.
Čím dříve se k opravě přistoupí, tím lépe, protože s narůstajícím zpožděním přibývají omezení. Do hry vstupuje několik omezujících faktorů
- návazné pohyby zásob
např. přijatý materiál byl následně vydán nebo oceněn, takže už většinu údajů příjemky nelze opravit přepisem - měsíční zúčtování skladu
jsou-li pohyby zúčtovány, uzamknou se - ochranná opravná lhůta
standardně je lhůta pro provedení oprav 35 dní po uskutečnění pohybu.
Opravy se provádí třemi způsoby
- přepisem
opravovaný záznam pohybu se přepíše správnými hodnotami (např. přijaté množství 8 se přepíše na 7)
(nelze použít, když došlo k návaznému pohybu, zúčtování nebo vypršení lhůty) - náhradou
záznamy dokladu se odstraní a místo nich se vloží nové záznamy, např. se odstraní řádky výdejky 2010-873 (č.873 v roce 2010) a místo nich se povinně vloží libovolný počet (minimálně jeden) nových řádků výdejky 2010-873
(nelze použít, když došlo k návaznému pohybu, zúčtování nebo vypršení lhůty) - korekcí
vloží se další korekční záznam (např. z vydaného množství 5 se 1 následně vrátí vrácenkou na sklad)
(lze neomezeně použít bez ohledu na ev.proběhlé návazné pohyby, zúčtování nebo překročenou ochrannou opravnou lhůtu).
Z výše uvedeného je zřejmé, že přepis a náhrada jsou určeny většinou pro neprodlenou opravu chyb, zatímco korekce slouží pro podchycení následných (až v dalších měsících) výrobou diktovaných skladových pohybů nebo úprav cen.
Např. při vrácení ve výrobě nepoužitého materiálu na sklad vrácenkou nemá smysl hovořit o "chybě" nebo o "opravě", ale spíše o následné korekci předchozí spotřeby. Podobně, když dodatečně dojde faktura za dopravu, zvýšíme dodatečnou korekcí v příslušném měsíci cenu materiálu (a ne že cenu přepíšeme novou cenou).
Všechny opravy skladových dokladů se ve FRAM SKLADu provádějí z formuláře, který dostanete z menu volbou "Sklad-Údržba dokladů"
V červenozelené (zelená jsou pole s údaji, které lze přepisovat) mřížce Skladové doklady v pravé části formuláře rolují řádky všech dokladů, v levé horní části se nastavují čísla dokladů, měněním hodnot v levé části se přenastavují řádky v mřížce a naopak rolováním v řádcích se přenastavují hodnoty v levé horní části. V tomto formuláři tedy detailně vidíte všechny pohyby (fyzické, cenové, účetní), které kdy nastaly ve skladu a můžete se v nich pohodlně "přehrabovat" (můžete třeba měnit způsoby třídění řádků v mřížce kliknutím na některý podtržený název sloupce).
První, co musíte udělat, je nastavit ve formuláři již existující doklad, který chcete opravovat, pak teprve stiskněte některé tlačítko v levé části formuláře (nebo chcete-li opravit účty MD/D nebo účetní měsíc, opravte je přímo v mřížce v zelených polích).
- tlačítko Mřížka (oprava přepisem, všechny typy dokladů)
zobrazí doklad, řádky nelze editovat.
Lze editovat záhlaví a patu dokladu- číslo faktury (var.symbol)
- měsíc (plánovaný měsíc zúčtování dokladu)
- poznámku
- číslo dodatečné faktury (třeba za dopravu apod.)
- dodavatele (IČ dodavatele/odběratele)
- činnost (jen na výdejce)
máte-li nastaveno sledování činnosti v každém řádku, pak použijte řádkovou opravu činnosti.
- tlačítko Náhrada (oprava náhradou, příjemky, výdejky, převodky)
FRAM smaže doklad (odstraní jej z databáze) a zobrazí jeho kopii ve formuláři pro nový doklad, operátor může vše editovat (včetně řádků a jejich počtu) a nakonec musí nový doklad uložit.
Lze editovat vše, vyjma typu dokladu, čísla dokladu a času pohybu. - tlačítko Oprava (oprava přepisem, jen příjemky)
zobrazí příjemku.
Lze editovat hodnoty v řádcích příjemky, ke kterým nenastaly následné pohyby, řádky s následnými pohyby zobrazí červeně a jejich editaci neumožní. - tlačítko Storno příjmu nebo výdeje (oprava korekcí, příjemky, výdejky) nebo Vrácenka (oprava výdejky korekcí)
nabídne stornovací doklad, tj. doklad se stejnými údaji jako stornovaný doklad (ale s "obrácenými znaménky"). Stornem příjmu dojde k úbytku na skladu, stornem výdeje a vrácenkou dojde k přírůstku na skladu.
Lze editovat v řádcích množství (od nuly do disponibilního množství), a tak provést třeba jen částečné storno, a to jen ve vybraných řádcích (s nenulovým storno množstvím). - tlačítko Cena-K (oprava korekcí, jen příjemky)
nabídne k příjemce další "přídavnou" příjemku a rozpustí (rozklíčuje) dodatečnou částku do řádků alikvotně dle cen v původní příjemce. Pokud má původní příjemka následné pohyby, pak je dodatečná částka rozpuštěna i do nich. Dojde-li např. po měsíci dodatečná faktura a materiál byl již vydán na zakázku, FRAM v měsíci, do kterého spadá dodatečná faktura, upraví cenu nejen příjmu, ale i nákladů na zakázku. Určeno k časově rozlišenému umístění dodatečných nákladů na pořízení materiálu (zboží), např. když dojde dodatečná faktura za dopravu.
Lze editovat jen celkovou dodatečnou částku a v záhlaví měsíc. - tlačítko Cena (oprava korekcí, jen příjemky)
nabídne k příjemce další "přídavnou" příjemku.
Lze editovat v řádcích přírůstek/úbytek ceny, v záhlaví lze editovat měsíc. - zelená pole mřížky Skladové doklady (oprava přepisem, všechny doklady)
- sloupce ÚčetMD a ÚčetDal a znaménka MZ a DZ
v MZ a DZ mají být standardně mezery, jen u vrácenek a storen "minus" - sloupec Plán.úč.obd, účetní období (měsíc), do kterého chcete pohyb zúčtovat
měsíc mějte tentýž ve všech řádcích dokladu, jinak budou různé řádky jednoho skladového dokladu zúčtovány do různých měsíců - sloupec Činnost
(jen u těch uživatelů, kteří mají nastaveno sledování činnosti v každém řádku dokladu a mají činnost řízenu číselníkem činností) - sloupec Zakázka
(jen u uživatelů s vypnutou blokací zásob na zakázky)
- sloupce ÚčetMD a ÚčetDal a znaménka MZ a DZ
Jak opravovat
Příjemka
Ihned po uložení příjemky lze použít tlačítko Mřížka pro opravu záhlaví a paty, nebo tlačítko Oprava pro opravu v řádcích příjemky, nebo chci-li příjemku nahradit úplně jiným obsahem, tlačítkem Náhrada.
Po určité době, kdy už se na některé řádky příjemky vážou následné pohyby (třeba výdej nebo převod), lze ještě použít tlačítko Oprava a editovat zbylé zelené řádky nebo tlačítko Mřížka a editovat zbylá zelená pole.
Po následných pohybech nebo zúčtování nebo uplynutí ochranné lhůty (standardně 35 dní, lze změnit) lze provádět již jen dodatečné korekce pomocí tlačítek Storno, Cena-K a Cena, které se ve skladovém účetnictví projeví až v příslušném následném měsíci (v měsíci korekce).
Výdejka
Ihned po uložení výdejky lze použít tlačítko Mřížka pro opravu záhlaví a paty, nebo tlačítko Náhrada.
Po následných pohybech nebo zúčtování nebo uplynutí ochranné lhůty lze použít Mřížka (omezeně) a Vrácenka nebo Storno.
Převodka
Před následnýmu pohyby a zúčtováním a uplynutím ochranné lhůty lze použít Náhrada, jinak převodku.
Vrácenka, storno výdeje
Vrácenku a storno výdeje lze korigovat výdejkou.
Storno příjmu
Storno příjmu lze korigovat příjemkou.
Aktualizace: 13.7.2011.